5 Tipps für erfolgreiche virtuelle Teams

Was ist ein virtuelles Team?

Ein virtuelles Team besteht aus seiner Gruppe von Personen, die über die elektronische Kommunikation miteinander interagieren. Sie können sich am gleichen Ort befinden, aber meistens sind die Mitglieder des Teams an verschiedenen Orten. Auch können sie von verschiedenen geografischen Regionen aus arbeiten. Menschen arbeiten also zusammen, ohne physisch zusammen in z.B. einem Büro zu sitzen, ohne die Notwendigkeit physisch anwesend zu sein. Möglich ist dies durch den Einsatz von Online Tools. Dazu gibt es verschiedene Projektmanagement-Tools, die die Zusammenarbeit einfacher gestalten.

Deshalb ist gute Kommunikation und Vertrauen sehr wichtig, um ein erfolgreiches virtuelles Team aufzubauen. Durch die örtliche Entfernung muss die Gruppe Vertrauen in andere Team-Mitglieder haben, damit Missverständnisse vermieden werden.

Weil das “nicht persönliche Kennenlernen” für manche eine Hürde darstellt, gibt es Techniken und Tools im Projektmanagement, die bei der Kommunikation behilflich sind und diese einfacher gestalten.

Warum virtuelle Teams sinnvoll sind

Es gibt viele Gründe, warum virtuelle Teams sehr sinnvoll sind. Einer davon ist, dass die globale Wirtschaft immer weiterwächst. Deshalb haben viele Unternehmen auch an vielen verschiedenen Orten Geschäftsstellen.

1. Arbeitsatmosphäre

• Ein weiterer Grund ist die Atmosphäre, die durch virtuelle Teams entsteht. Virtuelle Teams sind oft engagierter als solche, die nur am selben Ort arbeiten.

2. Finanzieller Aspekt in virtuellen Teams

• Auch der finanzielle Aspekt spielt eine Rolle, wenn es darum geht, warum es sich lohnt, ein virtuelles Team aufzubauen.

3. Externe Einflüsse

• Virtuelle Teams können von überall aus arbeiten und produktiv sein. Egal, welche äußeren Einflüsse die Arbeit erschweren, für virtuelle Teams ist das kein Problem.

Wie können virtuelle Teams den Mangel an nonverbalen Hinweisen in der Teamkommunikation überwinden?

Zuallererst: Was ist nonverbale Kommunikation? Diese Art der Kommunikation ist durch Blicke, Mimik, Gestik, unser Äußeres wie Kleidung, Haare, Make-up oder unsere Körperhaltung möglich. Damit diese den anderen erreichen, muss er die Signale über seine Sinne empfangen und verarbeiten. Wie bei der verbalen Kommunikation gibt es auch hier einen Sender (der die Nachricht sendet) und einen Empfänger, der die Nachricht entschlüsselt. Dies kann zu vielen Missverständnissen führen.

Mehr über verbale und nonverbale Kommunikation erfahren Sie in unserem Blogbeitrag Effektive verbale und nonverbale Kommunikation.

In virtuellen Teams kann dies durch den Einsatz verschiedener agiler Projektmanagement-Tools behoben werden. Hier haben wir einige von ihnen aufgelistet, zum Beispiel Easy Retro und viele mehr!

Typen eines virtuellen Teams

Es gibt verschieden Typen von virtuellen Teams. Abhängig sind diese von Zielen, Zielsetzung und Rollen der Mitglieder im Team.

1. Vernetzte Teams

• Diese Teams bestehen aus Mitgliedern, die ihr Fachwissen zu einem bestimmten Thema teilen. Sie werden bei Bedarf hinzugezogen und können wieder abgezogen werden, wenn sie ihre Aufgaben erledigt haben.

Entwicklungsteams

• Hier geht es darum, verschiedene Experten zusammenzubringen, um z. B. ein neues Produkt zu entwickeln. Zu diesem Zweck können Teams aus verschiedenen Ländern zusammengebracht werden, um eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen.

3. Dienstleistungsteams

• Bei diesem Typ arbeitet jedes Teammitglied in seiner eigenen Zeit, unabhängig von den anderen Teammitgliedern. Die Arbeit des einen baut jedoch auf der Arbeit des anderen auf. So kann z. B. ein Team eine Schicht beenden, während das andere die Arbeit in einer anderen Zeitzone beginnt und fortsetzt.

4. Management-Teams

• Diese Teams arbeiten in verschiedenen Regionen und kommen zusammen, um Strategien zu besprechen, die sie dann in ihrer Region umsetzen.

Vorteile eines virtuellen Teams

Wie oben erwähnt, bringen virtuelle Teams viele Vorteile mit sich:

1. Geringere Bürokosten

• Durch die Arbeit von zu Hause aus fallen keine Kosten für Büroräume oder ähnliches an.

2. Flexibilität

• Das Team hat mehr Flexibilität und kann seine Arbeit freier gestalten

3. Höhere Produktivität

• Durch den Wegfall von Pendeln und Reisen kann die Zeit produktiver genutzt werden.

4. Bessere Mitarbeiter

• Durch die Möglichkeit, Mitarbeiter von jedem Ort der Welt aus einzustellen, hat das Unternehmen mehr Möglichkeiten bei der Rekrutierung.

Nachteile eines virtuellen Teams

Es gibt aber auch einige Nachteile:

1. Technische Probleme

• Für virtuelle Teams sind Internet und Computer unverzichtbar. Daher können technische Probleme Schwierigkeiten verursachen, die die Arbeit verzögern oder verhindern.

2. Kommunikation

• Bei der Kommunikation muss sehr darauf geachtet werden, wie man optimal kommuniziert, damit das Vertrauen und der Austausch von Wissen und Informationen nicht ins Stocken geraten.

3. Teambildung

• Da sich das Team nicht persönlich trifft, ist es nicht möglich, eine Bindung aufzubauen, wie man sie normalerweise kennt. Dies kann zu Missverständnissen oder einer weniger effektiven Zusammenarbeit führen.

5 Tipps für den Aufbau eines virtuellen Teams

Hier möchten wir Ihnen 5 Tipps geben, wie Sie eine Kultur in einem virtuellen Team aufbauen können. Damit Ihr Team das gleiche Gefühl bekommt wie in einem nicht-virtuellen Team.

1. Einarbeitung

• Da der erste Eindruck zählt, ist der erste Kontakt auch in einem virtuellen Team entscheidend.
• Wenn Sie das Onboarding für den Mitarbeiter so angenehm wie möglich gestalten, ist es wahrscheinlicher, dass das Teammitglied zufrieden ist und länger im Team bleibt. Das Onboarding kann den neuen Mitarbeiter mit den Aufgaben und der Unternehmenskultur vertraut machen.
• Entweder kann der Teamleiter das Onboarding so gestalten, dass der Mitarbeiter die erste Woche im Büro verbringt und die Gelegenheit hat, sich allen Mitarbeitern vor Ort vorzustellen, oder Sie können den Mitarbeiter auf andere Weise in das Team einführen, z. B. durch ein Videomeeting.

2. Vermittlung der Arbeitskultur

• Nach dem Onboarding ist die Vermittlung von Werten jedoch noch nicht zu Ende.
• Wenn die Grundwerte vermittelt werden können, besteht der nächste Schritt darin, eine angenehme virtuelle Arbeitsumgebung zu schaffen.
• Hierfür ist ein strategisches System ratsam.
• Ohne eine Strategie ist es schwierig, die Grundwerte des Unternehmens immer wieder zu bekräftigen und die Mitarbeiter zu überzeugen.
• Die Mitarbeiter sollten die Werte des Unternehmens auch in einem virtuellen Team verstehen.
• Als Teamleiter sollten Sie dafür sorgen, dass das Team diese Werte auch lebt.
• Dies kann bei großen Teams auch zu einer Herausforderung werden.
• Um den Mitarbeitern das Verständnis für die Werte zu erleichtern, sollten die Werte in aktive Ziele umgewandelt werden.

3. Geben Sie den Mitarbeitern in einem virtuellen Team ein Team-Gefühl

• Das Wichtigste ist, dass sich das Team auch wie ein Team fühlt.
• Dies kann in virtuellen Teams manchmal schwieriger sein, da sich die Mitarbeiter in der Regel nicht persönlich treffen, aber sie sollten dieses Gefühl erzeugen, damit sich das Team als Einheit fühlt.
• Das kann man erreichen, indem man sich gemeinsame Ziele setzt.
• Durch die Festlegung gemeinsamer Ziele hat das Team das Gefühl, dass es zusammengehört.
• Wichtig ist auch, dass Sie transparent sind und die Rollen im Team klar definieren.
• Es ist ebenfalls hilfreich, die Beiträge und Fortschritte der Mitarbeiter transparent zu machen.

4. Vorausschauende Planung in einem virtuellen Team

• Sorgen Sie dafür, dass das Team rücksichtsvoll miteinander kommuniziert und betonen Sie die Wichtigkeit.
• Am besten ist es, immer ein paar Schritte vorauszudenken.
• In einem virtuellen Team ist es schwieriger, auf Änderungen in letzter Minute einzugehen, z. B. weil die betreffende Person zu diesem Zeitpunkt möglicherweise nicht verfügbar ist, weil sie sich in einer anderen Zeitzone befindet; daher sollten Sie planen, um solche Fälle zu vermeiden.

5. Treffen Sie sich manchmal persönlich

• Ein weiterer Tipp ist, sich hin und wieder persönlich zu treffen.
• Ein persönliches Treffen stärkt die Zusammenarbeit weiter.
• Je nach Unternehmen kann dies unterschiedlich umgesetzt werden, ob es sich um die Jahresfeier oder ein monatliches Kaffeetrinken handelt, bleibt jedem selbst überlassen.

Letzte Überlegungen

Mit ein paar einfachen Tipps lässt sich ein virtuelles Team leicht aufbauen und bringt so, viele Vorteile mit sich, die sich für ihr Unternehmen bestimmt lohnen. Mit guter Kommunikation und Vermittlung der Unternehmenswerte sollte dies kein Problem werden.